הפונקציות העיקריות של הדפסת הספרים כוללות את ההיבטים הבאים:
שמירה והפצה של מידע: לחומרים מודפסים יש שימור גבוה, ולמדיה נייר יש דרישות נמוכות יותר לסביבת האחסון מאשר מכשירים אלקטרוניים. ניתן לשמור על ספרים עתיקים במשך אלפי שנים, ומסמכים ממשלתיים ותכנים אחרים שצריכים להישמר במשך זמן רב מודפסים ברובם.
קידום פופולריזציה של ידע וקידום חינוך: ספרי לימוד מודפסים אינם דורשים תמיכה בכוח ורשת, והם מתאימים לשימוש באזורים לא מפותחים. נתוני אונסק"ו מראים כי הכיסוי הגלובלי של ספרי לימוד נייר עולה על 73%.
שפר את אמינותו וסמכות המידע: קשה להתעסק בתכנים מודפסים קבועים, ותכנים סמכותיים כמו חוקים, תקנות ועבודות אקדמיות מסתמכים על חומרים מודפסים כדי להבטיח דיוק מידע.
הסתגלו למגוון תרחישי קריאה: קריאת נייר מפחיתה את הפגיעה באור הכחול מהמסך, והמשוב המישוש של ספרים פיזיים יכול לשפר את שמירת הזיכרון.
שפר את ההשפעה של ירושה תרבותית: לחומרים מודפסים עצמם יש תכונות של שרידים תרבותיים, ומורשת תרבותית בלתי מוחשית כמו הדפסת סוג מטלטלין יכולה להיות בירושה על ידי הסתמכות על נשאים פיזיים.
שפר את השפעת המותג: הדפסת חוברת איכותית יכולה להעביר את ערכי המפתח ותכונות המוצר של הארגון, לשפר את הדימוי הארגוני ואת אמון הלקוחות.
